Wynajem biura to niezwykle ważny moment w życiu każdego przedsiębiorcy – to właśnie wtedy możemy przyznać sami przed sobą, że udało się nam odnieść sukces i zdobyć wystarczająco dużą rozpoznawalność poprzez świadczenie profesjonalnych usług z naszej niszy, że możemy sobie pozwolić na własną siedzibę. Doskonale rozumiemy radość i pragnienie jak najszybszego zajęcia lokalu celem przystosowania go do własnych potrzeb, należy jednakże pamiętać, iż tak istotnej decyzji nie można podejmować pochopnie. Przede wszystkim konieczne są dokładne oględziny, aby mieć pewność, że dane biuro w stu procentach spełnia pokładane w nim nadzieje oraz oczekiwania, jak również – że posiada wszelkie niezbędne wyposażenie umożliwiające prowadzenie działalności bez jakichkolwiek przeszkód czy trudności. Załóżmy jednak, że aspekty te mamy już za sobą, wstępna ocena wypadła nad wyraz pozytywnie, natomiast cena wynajmu lokalu mieści się w akceptowanych przez nas granicach – w takiej sytuacji przychodzi czas na podpisanie umowy.
Jak radzą specjaliści z krakowskiej firmy MIX BIURA, której specjalizacją jest wynajem powierzchni biurowych; Tu również nie powinniśmy się spieszyć – warto zapoznać się z jej treścią i określić, czy została ona sporządzona w sposób rzetelny, jak również w pełni zrozumiały dla obydwu stron zainteresowanych. Jeżeli lokal przypadł nam do gustu, jednakże mamy pewne uzasadnione wątpliwości co do treści czy znaczenia zapisów znajdujących się w kontrakcie, doskonałym rozwiązaniem okazać się może zatrudnienie prawnika, który do podejmie się weryfikacji dokumentu i zerknie na niego swoim fachowym okiem.
W sytuacji, gdy kroku powyższego pragniemy uniknąć, sprawdźmy samodzielnie czy w umowie znajdują się wszelkie niezbędne informacje, jak na przykład adres lokalu, przedmiot umowy, dokładnie wyszczególniona kwota czynszu, jak również określenie sposobu, w jaki płatność ma zostać uiszczona. Sprawdźmy także, czy wynajmujący wymaga kaucji, której poniesienie jest gwarantem pokrycia kosztów eksploatacji biura, a więc przede wszystkim prowadzenia prac naprawczych, modernizacyjnych, czy usuwania ewentualnych usterek. Zwróćmy także uwagę, czy lokal, którego wynajmującymi mamy się stać posiada ubezpieczenie od zalania, pożaru, włamania oraz innych czynników losowych będących poza naszą kontrolą – jest to zabezpieczenie dla obydwu stron. Aspektem niezwykle istotnym jest czas obowiązywania zapisów umowy. Jeżeli jesteśmy zadowoleni z lokalu, możemy podpisać ją na dłuższy czas lub też na czas nieokreślony z możliwością dalszego przedłużania, jak również wypowiedzenia w okresie od jednego do trzech miesięcy. Nie wahajmy się negocjować zapisów spornych lub też budzących nasze obawy, natomiast gdy takich treści znajdziemy w umowie którą mamy podpisać zbyt wiele, lepszym rozwiązaniem może okazać się ponowienie poszukiwań lokalu użytkowego, bowiem niejednokrotnie odczuwany niepokój może być w pełni uzasadniony, a z pewnością nie chcemy paść ofiarą oszustwa – celem jaki nam przyświeca jest bowiem solidne prowadzenie działalności gospodarczej w niszy, w której uznawani jesteśmy za specjalistów!